部落格

如何扮演公平的糾察隊？


有許多部門如人資、財務、法務等部門，
在公司扮演的是黑臉的糾察隊角色，
如何不得罪人，進而得到同事的尊重，可真是門藝術


主講—韓愛玫（建華銀行協理兼人事處及管理處經理）


要專業、要公正、又要不得罪同事，真的有那麼難嗎？
其實，謹守監督、審核的職權，是非常重要的。

以人力資源部門來說，公司的章程應該規定：
人資部門沒有決定權，只應該負責流程控管和原則制定，
並負責找出不在規章內的例外狀況，
然後把例外的狀況納入制度，讓大家都能照規定行事。

例如做考核時，
人力資源部門只需要檢查各單位主管
有沒有按照規定打考績，
然後把彙整出的結果轉交總經理、董事長。

又比如升遷，
人力資源部門要做的是，制定清楚升遷的標準，
然後確認各單位主管提出的侯選人是否都符合標準。

同時，也要檢查是否有相同資歷、學歷的同事被遺忘了。
若有某個同事還在當辦事員時，
同期的人已經升了課長、副課長，
一定要提醒該部門主管，
看該主管是忽略了、還是覺得他表現不佳。


＊＊維持公平，加強溝通

另外，當公司規章改變時，可能會有反對的意見。

如果要改變對全體員工都影響很大的人事規章，
一定要先在主管會議上報告，說明改變的理由，
並給各主管一個禮拜的時間做回應。
如果有好的建議，就可採納，
然後應用到每位同事身上。

也可能有主管不贊成新規定，
並認為自己的部門較有貢獻，應該獲得更好的福利。
這時，人資部門應向該主管溝通、解釋，
為求公平，公司內不應該有特例，
若希望以薪水激勵部屬，
應該申請獎金來獎賞，而非某部門特別調薪。

當有新同事加入，為了維持公平，
說明公司規定、溝通就特別重要。

例如有些較資深的同事轉進公司時，
會問年假天數是否可比照前一個工作累積的三十幾天，
我們也必須委婉地解釋，公司規定新進人員年假一律7天，
連董事長也必須尊重規定，沒有例外。

重點是必須在面談期間就講清楚、說明白，
能認同的人自然會留下來。
日子一久，公司內部的同事都會清楚，
公司的規定不會容許特例，要不然就是全盤更改。


＊＊主動關懷和服務

如果是總務、採購等關係公司資源分配的部門，
最重要的是專業、設計公平的制度和標準的申請流程，
遇到需要彈性調整的狀況，再由更高層的主管來決定。

舉例來說，
若觀察到有分行經理一調動到其他分行，
不論裝潢是否老舊，就要申請重新裝潢，
我就會請他看清楚相關章則，並先跟他溝通。
如果雙方意見仍然不同，
就將案子呈交給總經理，由總經理決定。

為了維持公平，溝通只是必備的，
若更進一步主動關懷和服務，
才會讓同事有被尊重的感覺。

總務的工作必須定期檢查各分行的環境整潔，
同事們當然不喜歡這樣的麻煩事。
這時，除了例行性的檢查，
我們還要主動找出他們沒察覺的損壞設備，
然後快速的修補、換裝，
讓同事們覺得這項例行公事不是規範，而是服務。


除了專業、主動關懷和服務，
部門內部要口徑一致、行事風格一致，
全力支持公司的規章，
才能樹立公正的形象，又同時獲得同事的真心尊重。