部落格

如何在公開場合適宜發言？


如何在短時間成為組織內眾所矚目的焦點？
請好好把握會議這個極佳的曝光機會，
精彩發言所形成的深刻印象，會影響你之後的3至5年。 


主講人—何伶華（優識公關總經理）


每個人都有機會參加大大小小的會議。
參加會議都有準則與準備功課，
來幫助自己在參與會議的過程中呈現出好的模樣。
而這個準備功課便是瞭解會議主題，精準掌握會議內容，
不要抱持著「進去之後，聽了再說」的心態，
免得因為「not well-prepared」而表現不佳。


清楚條列發言內容

首先，發言內容要有組織，列出「一、二、三」。
由於尚未進入會議前就先做了功課、沈澱出來的想法，
已經針對主題有自己的觀點。
此時，心裡已有明確的想法，這便是發言的主軸，
所以我建議，
最好一開始發言時就先說「我對這個問題有3個看法」，
與會者就會聽得清楚。
免得發言3至5分鐘後，大家還是聽不清楚，
或是每個人選擇（pick up）的重點不同，
還不如自己先講明了自己有幾點看法。

第二是適時的發言，
與會者應該事先瞭解對且敏銳感受（sensitive）
會議的性質與文化。
若只是開放式討論（open/free discussion），
可以以較為輕鬆的方式討論，不必拘泥於誰先誰後，
並且請「知無不言，言無不盡」。
但若是對外的客戶或正式討論會議（formal discussion），
那麼就與企業文化相關。
如果老闆喜歡長官先講，搞不好結果就呼之欲出，
那就沒有什麼討論機會；
若是鼓勵與會者發言的企業文化，那麼就請多多發言。

第三，一次只討論一個要點。
當他人之前已經討論一大堆觀點時，
當你發言時，就先指出一點，
讓與會者得知你所回應的是哪一點，
免得再加上你的一大堆觀點，就成了一片混亂。

口齒要清晰，陳述要有力。
因為口語溝通本來就很難，不像訴諸文字般清楚易懂。
而這口齒清晰是可以後天訓練的，
例如用錄音機錄下自己的發言，
再聽聽結果，讓自己聽來是否舒服，
因為自己的習慣通常不自知，
透過機器便能客觀聽出自己的問題。

此外，聲音盡量大聲，而且與其坐著講，
不如站著講，以建立權威感。
發言時若聲音只在喉嚨裡轉，
一般人不容易聽清楚，甚至使得有人岔題問你「你說什麼？」
此時，容易造成心理退卻，
因為開始擔心自己是否表達不清楚，
最後心理壓力而影響臨場表現。
不要因為聲音大小而讓他人有機會提出異議。


提出有力的證據

讓證據說話。例如「根據《XXX雜誌》報導」
或是「《XX雜誌》統計」等，
讓與會者覺得你的發言是其來有自、有知識的，
並且讓人覺得你平時有做功課並且收集相關議題。
一般人在會議中發言會緊張，
我要強調的是，「只有你做了功課，才有不緊張的權利」。

仔細傾聽他人的討論。
不要因為自己做了功課就忽略他人的討論，
因為很可能焦點早已轉移到其他新議題了。
因此，眼到、心到、耳到，積極參與他人討論。

傾聽他人陳述或表達意見時，請避免不當的肢體語言，
例如突然雙手交叉擺在胸前並且往後退，
代表著你正抗拒或不同意他人的觀點。

若想在會議中發揮影響力，
我建議大家「早發言、常發言並且控制發言長度」，
免得他人已經奪得先機，說出你的觀點，
那麼你再發言不過就是拾人牙慧。
此外，發言流利、有權威感並且有系統，
就能讓你造成令人讚賞的深刻印象。

但若事前沒有機會準備，卻臨時被點名發言該怎麼辦？
可別不回答，免得尷尬，讓人覺得你沒有什麼想法。
我建議「趨吉避凶」、迂迴戰略是個好方法，
因為在溝通中，當很多問題提出時，
聽眾常只記得回答者的回答內容。
你可以說「這個問題我也正在思考沈澱中，
但我覺得剛剛前面討論的......」
接著轉移焦點到你原來準備、或是有把握的的觀點與看法。
但我要提醒的是，
千萬別逞強或硬掰一些錯誤的東西，因為那會更糟。